Iga projektijuht on pidanud õppima, kuidas oma meeskondi õigel teel hoida, kui töökoormus neid tosinas eri suunas tõmbab. Mõnel juhul tähendab see projektide tähtsuse järjekorda seadmiseks koos teiste projektijuhtidega töötamist, töökoormuse kasvades teiste aitamist nende ülesannete korraldamisel või eri linnades või riikides viibivatele meeskonnaliikmetele tõhusaks koostööks vajalike vahendite tagamist.
Kuigi projektijuhtimise oskus tuleb koos kogemustega, aitab sisevõrgutarkvara teil mitte ainult meeskondade tegevust ja koostööd hõlbustada, vaid ka teiste inimeste ja meeskondadega sujuvalt suhelda.
Muidugi on palju erinevaid sisevõrgulahendusi, nii et vaatame nelja peamist tööriista, mida tarkvara sisaldama peaks.
Teabehaldus
Kõigi õigel teel hoidmiseks peaks kogu meeskond teadma, kes, millal ja mille eest vastutab. Lisaks peaks meeskond teadma, milliste kanalite kaudu võiks suhelda, kuidas kasutada olulisi (eriti parooliga kaitstud või katsetamisserverites olevaid) veebilehti ja dokumente ning kuidas postitada näiteks tähtsaid teateid või meeldetuletusi. Seega otsige ettevõtete jaoks loodud sisevõrku, kus saab mugavalt luua teie vajaduste järgi kohandatavaid meeskonnatöö lehti. Nii saate olulist teavet keskses kohas talletada ja ühiselt kasutada.
Teegid
Koostöötarkvara peaks eelkõige hõlbustama meeskonnaliikmete koostööd. Nii et valige lahendus, mis võimaldaks anda kõigile juurdepääsu samadele failidele, dokumentidele, piltidele, koosolekumärkmetele jne. Teie projekti ja meeskonna jaoks loogilisel viisil sildistatud dokumenditeekide loomise võimalusega lahendus võimaldab kõigil kiirelt leida projektiga seotud värskeimat teavet, vaadata üle projektifailide eelmisi versioone, kuvada ajakohased visuaalsed materjalid, tuletada meelde projekti nõuded ja palju muud.
Koostööriistad
Töötajate sisevõrguportaalis peaks meeskonnaliikmed saama luua tööruume teabe jagamiseks ja haldamiseks ning failide kallal koos töötamiseks. Selleks uurige selliseid koostöölahendusi, mis pakuvad koosolekute plaanimist ja otsuste langetamist hõlbustavaid jutulõngavestluste ja küsitluste funktsioone, ühiskalendreid, ülesandeloendeid ja tööruume, kus saab talletada kõiki koosolekumärkmeid, dokumente, päevakavasid jne. Sarnaselt koosolekuruumidele saavad tööruumifunktsiooniga sisevõrgulahenduses teatud meeskonnaliikmed, nagu näiteks graafiline disainer ja tekstikirjutaja, ühiselt faili kallal töötada ilma üksteise tööd üle kirjutamata, muutes kogu töö märgatavalt tõhusamaks.
Integreerimine olemasolevate tööriistadega
Olenemata sellest, kui palju sisevõrgulahendus teie tööviljakust ja koostööd lubab parandada – kui seda on keeruline kasutada või kui selleks tuleb olemasolevad tööriistad (nt tekstitöötlus-, arvutustabeli-, graafika- ja/või meilirakendused) välja vahetada, ei pruugi teil olla lihtne veenda oma meeskonda seda omaks võtma. Tõhusalt ja läbimõeldult töötamiseks on vaja sellist sisevõrgulahendust, mille saaks integreerida juba kasutusel olevate rakendustega. Nii pääseb teie ettevõte kulukate, kuid võib-olla vähem tõhusate rakenduste ostmisest ja järsu õppimiskõvera läbimisest.
Koostöötarkvara peaks olema hõlbus kasutada, sujuv ja kohandatav ning pakkuma teile ja kogu meeskonnale ühiselt või hoopis väiksemate rühmadena töötamiseks vajalikke vahendeid. Kui valite lahenduse, mis võimaldab teil faile enda äranägemise järgi korraldada, olemasolevaid tööriistu kasutada ja sisaldab funktsioone, mille abil saavad inimesed samal ajal failides töötada, dokumente ja teavet jagada ning olulisi vestlusi jälgida, olete juba poolel teel iga projektijuhi eesmärgini – hästi korraldatud tõhus meeskonnatöö.
VÕTA MEIEGA ÜHENDUST
Rando Siimon
Äriarenduse juht
[email protected]
+372 509 1941