SharePointis on hulk võimalusi, mida saab lihtsa vaevaga oma tiimi koostöö parandamiseks kasutusele võtta. Nii algaja kui juba kogenud kasutaja võib avastada ohtralt olulisi vahendeid, sest võimalusti on SharePointis tõesti väga palju. Seega maksab soovitusi ja nippe oma töö lihtsustamiseks alati uurida.

Seitse soovitust, mida tasuks proovida järgmine kord oma tiimitöö saidil või intranetis on sellised. 

1. Kasuta kujundusmalle lehe välimuse muutmiseks 

Nagu mainitud, on SharePoint väga paindlik, et kõik oma töö järgi kohandada. Muidugi saab muuta ka lehe välimust ja paigutust väga suures ulatuses. Muuta saab värve, lisades oma korporatiivtoonid, panna leheküljele logo, kaubamärgid, firmagraafika või paigutada sobivalt plokke ja loendeid. 

Muudatused saab salvestada eraldi kujundusmallina ning teisel kodulehe alamsaidil uuesti kasutada, säästes nii aega kui vaeva. Lisaks saavad niimoodi erinevad lehed endale sarnase stiili. 

SharePointi kujundusmallide loomise kohta vaata õpetusi lähemalt siit

2. kasuta veerge (Columns) info paremaks esitamiseks ja sorteerimiseks 

SharePointi platvormi kasvades ja failikataloogide lisandudes tekib ühel hetkel vajadus seda kõike sorteerima ja paremini esitama hakata.  

Veerge (Columns) kasutades on võimalik mistahes infot ülevaatlikult esitada. Veergudes saab andmeid filtreerida, grupeerida, sorteerida erinevas järjestuses ja isegi väga suurest andmehulgast saab niimoodi vajaliku ülevaate. 

Veergude lisamise kohta saab lähemalt lugeda siit

3. kasuta mõistlikke failinimesid 

Kui kohtad SharePointis veidraid mittemidagiütlevaid failinimesid, mis võivad otsingus välja tulla, siis on raske nende sisust aru saada enne faili avamist. See aga võtab aega, kui peab kõik failid korra läbi vaatama. Parem oleks oma dokumente ja meediat hoida kataloogides arusaadavate nimedega, mis vihjavad nende sisule. 

Võiks luua lihtsa failinimede süsteemi, näiteks lisades sinna projekti nimetuse ning sisu kirjeldava nime, mõnikord on hea ka autori nime ning kuupäeva lisamine. Selle info võib küll dokumendi seest leida samuti, aga failikataloogides sorteerides ja otsides on failinimi selge ning lihtne tunnus, mille järgi asju üles leida ilma faile avamata. 

Raamatupidamises on mõnikord oluline näiteks dokumente alles hoida seitse aastat. Kui failinimed ei ütle sisu kohta midagi, siis võib juhtuda, et vanemate dokumentide seast otsides võib kuluda väga palju aega. Samuti aitab nimesüsteem ära hoida ühiskaustadesse failide salvestamisel kellegi teise samanimelise dokumendi üle kirjutamist. Õnneks on SharePointis võimalik üle kirjutatud faile hiljem ka taastada. 

Lisaks on hea mõte failidele veel märksõnade lisamine. Selleks tasub veergudesse tekitada uue veeruna failidele mõni lisaväli (näiteks teksti vormis märksõna).

Microsoft Search otsib SharePointis ka nende lisaväljade järgi. Nii saab vajaliku dokumendi leidmise teha tunduvalt lihtsamaks. Kui failil on peale loomis- ja muutmiskuupäeva mõni teine oluline kuupäev (näiteks ülesande valmimistähtaeg), siis saab veergu lisada ka selle lisavälja (kuupäeva formaadis). 

4. tee SharePointi alamlehtedele mõistlik struktuur ja selged alajaotused 

SharePointis kehtivad kasutajalihtsuse osas tegelikult samad reeglid, nagu veebiportaalide tegemisel. Esiteks: kogu infole peab olema ligipääs kõige rohkem vaid paari hiireklõpsuga. Teiseks – avaleheküljel peab olemas olema kõik vajalik, mida kasutajad tihti kasutavad. Kolmandaks – info peab olema värske, seega kõik vanad, aegunud ja mittekasutatavad lingid tuleb segaduse vähendamiseks eemaldada. 

Üks tüüpiline viga, mida tehakse, on avalehelt paljude vajalike linkide ära korjamine kuhugi alamlehele, et nii-öelda info hulka vähendada. See aga tähendab, et neid vajalikke asju on siis keerulisem leida. Intranetis ei pea muretsema selle pärast, et kui kasutaja kohe päisest ei leia kõike vajalikku, siis kahe sekundi pärast ta lahkub. Vajadusel keritakse oma ettevõtte intranetis allapoole, kuni leitakse vajalik link või plokk.  

Kui aga osa asju peita teistele lehekülgedele, võib neid olla hoopis raskem üles leida. 

Kasutajaliidese disainerid on andnud mõned soovitused, kuidas veeb arusaadavamaks ja paremini navigeeritavamaks teha: 

  • loo navigeerimissüsteem funktsioonide, mitte osakondade järgi 
  • arvesta enimkülastatavate lehtede ja dokumentidega – SharePoint annab head kasutusstatistikat, mis on populaarne, mis mitte 
  • püsivalt populaarsed teemad saab tõsta esilehele nähtavamasse kohta. 

5. lisa SharePointi äpid, mis töötjaid huvitavad ja pakuvad tegevust 

SharePoint võiks olla koht, kuhu lisaks vajalike dokumentide otsingule tullakse aeg-ajalt ka enda ettevõtte muude teemadega kursis olemiseks või meelelahutuseks. SharePointis on kontoritöö ajal meelelahutuse otsimine ikka etem, kui Facebooki sukeldumine.  

Selleks sobivad näiteks järgmised rakendused: 

Statistika ja mõõdikud. Statistika näitab, kuidas ettevõttel läheb, kuidas on läinud erinevatel osakondadel, müügil, tootmisel, partneritel. Statistika on hea tagasiside ettevõtte töötajatele ja seda saab jagada nii äritarkvarast kui ka mõnest salvestatud Office’i dokumendist. Veel parem, kui kommunikatsiooniosakond või juhtkond kirjutab ülevaatliku artikli. 

Arvamusküsitlused. Hea on teada saada töötajate arvamust olulistes küsimustes. Näiteks võib küsida kontorit puudutavate otsuste kohta, suvepäevade programmi kohta jne. 

Hääletused. Kas minna töötajatega kinno või hoopis Paintballi mängima? Kõikvõimalikke hääletusi on samuti võimalik SharePointis korraldada.  

Viktoriinid ja testid. Lisaks üldistele meelt lahutavatele viktoriinimängudele võivad testid puudutada ka firma eksperte, aidates neil oma teadmisi omas valdkonnas proovile panna ja vajadusel harjutada mõne sertifikaadi saamiseks.  

Valdkonnauudised. Kuidas teistel läheb? Millised on konkurentide, suuremate klientide ja partnerite uudised? neid saab SharePointi kokku koguda uudiste-agregaatoritega, mis täiendavad uudisvoogu automaatselt. 

Ettevõtte uudised. Kirjutada võib näiteks Kuu Töötajast, väljakuulutatud ideekonkursi parimatest tulemustest, saabuvatest üritustest või ettevõtte enda töötajate korraldatavatest ühisüritustest koos sündmuste kalendriga sidumisega jne. 

6. redigeeri dokumente ühiselt SharePointis, mitte meili teel ringlevas dokumendis 

SharePointis saab salvestada Office´i dokumente nagu Wordi tekstid ja Exceli tabelid, millele võib lubada ligi ka tiimiliikmeid ja ükskõik keda soovid redigeerijate hulka lisada.  

Fail asub Sharepointis, seda saab kas veebibrauseris üle veebi redigeerida või veel rohkemate võimalustega Office-i vastavas rakenduses, kas Wordis või Excelis. Salvestamiseks ja avamiseks on neis programmides olemas Sharepointi kataloogid. Meiliga jagatakse vaid dokumendi linki, mitte faili ennast. 

Veelgi põnevam on korraga samal ajal täienduste tegemine ehk ühine dokumendi loomine – sel juhul näevad teised, kus kaasautorid parajasti muudatusi teevad ning võib üsna palju aega kokku hoida. Kõik toimub otseajas. 

7. kasuta Power Automate tööriistu SharePointi kasutamise automatiseerimiseks 

Power Automate aitab SharePointi luua töövoogusid, mis muidu kipuvad meelest minema. Näiteks saab sellega määrata, et kõik kinnitatud dokumendid liiguvad edasi automaatselt kinnitatud dokumentide kausta. Tegemist on lihtsa loogiliste tehete jadaga, mis sarnaneb veidi ka paljudele tuttava Outlooki meilireeglite loomisega: kui miski sündmus on toimunud, siis mida teha järgmiseks? 

Võimalusi on palju ja kui vaja, leiab ka üle saja valmis käsujada, mida ettevõtetel tavaliselt mõnes tüüpolukorras vaja läheb. Vaata Sharepointi tegevuste automatiseerimise kohta lähemalt siit

VÕTA MEIEGA ÜHENDUST

 

Vajad oma ettevõtte jaoks Microsoft 365 ja SharePoint ärilahendusi? Võta meiega ühendust ning leiame just sinu ärile sobiva lahenduse!

Rando Siimon
Äriarenduse juht
[email protected]
+372 509 1941