Intranetiks võib muidugi alati paigaldada ja kasutusele võtta ka mõne sisevõrgus kättesaadava või paroolidega kaitstud kodulehe, kuid selle sidumine ettevõtte sisemise dokumendihalduse ja andmebaasidega on tavaliselt keerulisem, kui seda kõike juba sisaldava SharePointiga. Kui alustad intranetti, siis SharePointis on selleks vajalikud moodulid olemas. SharePointi nimetataksegi ettevõtte siseinfo legoks, mille klotsidest saad kokku panna just oma firma jaoks vajaliku sisemise portaali.
SharePointiga võid luua sisevõrgu veebilehti ilma, et peaksid hakkama sisuhalduslahendusi serverisse paigaldama või programmeerima. Puuduseks võivad ehk olla alguses veidi väiksemad võimalused kujundust kohendada, kuid korporatiivset stiili saab ka SharePointi infokastidesse tuua ilma arendaja abita. Keerulisemate lahenduste jaoks on abiks SharePointi kogemusega tarkvaraarendaja, kes suudab luua nii front-endi kui back-endi SharePointi platvormil.
Intranet näeb aga hea välja kohe paigaldades nii arvutis kui mobiilis, kohandudes kasutatavale ekraanisuurusele. Plokid on loetavad ja nähtavad igas seadmes.
SharePointi serveris saab oma sisemised dokumendid, mida tahetakse töötajatega jagada, samuti väga lihtsalt kättesaadavaks teha ja neid võib Microsoft 365 abiga kohe ka muuta ja töödelda. Grupitöövahendid on SharePointiga ühilduvad ning neid saab vastavate äppidega juurde liita.
Tutvu intraneti erinevate põhimoodulitega
SharePointi võimalustest intraneti ehitamisel annavad kõige parema ülevaate erinevad moodulid, mida lehekülje ehitamisel saab kasutada.
Mõned kõige põhilisemad moodulid on järgmised.
Uudised – saad luua nii üldise uudisvoo kui ka teemapõhised eraldi uudiste kastid, näiteks selle kuu sünnipäevad, uued töötajad, tähtsamad muutused klientide osas jne. Iga uudiste alamteema jaoks võib luua kasti, kus on viimane uudis nähtaval kohal ja võimalus edasi lugeda ka vanemaid teateid.
Sündmused – see on hea võimalus lisada ettevõtte olulisi sündmusi, nagu ühised koosolekud, suvepäevad, koolitused ühtsesse kalendrisse, kust seda näeksid kõik või vaid asjaosalised.
Kalendri lisamise juhendi leiad siit.
Ressursid – tegemist on kindlasti väga vajaliku sektoriga Intranetist, mis asendab tavalise võrguketastel surfamise, et leida tööks vajalikke blankette ja dokumente. SharePointis saad ilusti ära struktureerida ja liigitada kõik vajalikud dokumendid, seal saab anda ka vastutavatele töötajatele õiguse neid dokumente käigupealt muuta ning uuendused on kohe kajastunud ka Intranetis.
Lisaks dokumentidele on võimalik SharePointis jagada ka fotosid ja videoid. Ressursse ja isikupärastatud sisu saab luua ning esitada sobivas vaates. Näiteks pilte võib näidata ilusa kujundatud fotogaleriina (vaata juhendit siit).
Intraneti plokkides on veel võimalus näidata mitmesugust automaatselt tekkivat huvitavat infot: näiteks populaarseimat uudist, kõige rohkem loetud või otsitud dokumente, viimaseid kommentaare, viimaseid dokumendi muudatuse aegu jne.
Kuidas leida intraneti fookus?
Sisevõrgu portaali jaoks peab kõigepealt leidma parima lähtepunkti, et teaks esikohale seada kõige olulisemad asjad. Ilmselt on hea mõte ka töötajatelt küsida, mis on need kõige tähtsamad plokid, mida nad intranetis avalehel näha tahavad. Kui sisevõrgu veeb oli juba olemas, annab vihje vana veebi lehekülgede külastusstatistika, aga see ei pruugi veel täit tõde päevavalgele tuua. Kui vanas veebis oli mõni väga oluline asi väga raskesti leitav, siis selle probleemi teeb avalikuks töötajatega rääkimine ning neilt soovituste küsimine.
Intranetti luues maksab kindlasti meeles pidada ka seda, et see ei saa kunagi valmis, sest ettevõtte töötajaid toetav veeb peab arenema koos firma vajadustega ning tõstma esile selle, mis hetkel on kõige vajalikum töötajate töö toetamiseks.
Fookuse aitab leida ka tüüpkasutaja või kasutajatüüpide väljamõtlemine: kas see on mõne osakonna töötja, kellel vaja eelkõige oma osakonna tööks leida vajalikud tööfailid, grupivestlused ja kontaktid? Või on see tippjuhtkonda kuuluv inimene, kellel on tähtsamad müügi- ja majandustulemused? Intranetis on lihtne tekitada erinevaid vaateid vastavalt kasutajatüüpidele.
Kes hakkab sisu täiendama?
SharePointi kasutajatele saab seada erinevad õigused: näiteks „lubatud sisu vaadata“, „lubatud redigeerida“ või „lubatud muuta lehekülgede struktuuri, plokke lisada ja kustutada“. Kui oled õiguste üle järele mõelnud, siis kindlasti tuleks nüüd mõelda ka sellele, kes hakkab intranetti sisu lisama ja seda jälgima. Kas uudiste sisestamine on büroojuhi, vastavat osakonda puudutava juhi või turundusspetsialisti ülesanne? See tuleb kohe alguses kokku leppida, muidu saab intranetist üks tühjalt seisev unustatud nurgake.
Mõned näited
Mis võiks ühel intraneti lehel üleval olla ja kust tuleb sinna sisu? Siin on mõned näited koos vastutajaga, aga eks igal ettevõttel on oma nüansid, mida siseveebis peaks veel näitama ja millega arvestama.
- Uute töötajate, koolituste, täienduste ja sünnipäevade uudised – personaliosakond
- Kontori sisemine korraldus, puhkuste, spordiaruannete blanketid, koristamine, suvepäevad ja muud uudised – administratsioon
- Ettevõtte olulisemad uudised, klientide ja müügi tulemused – turundus ja/või müügiosakond
- Iganädalane blogipostitus, ettevõtte olulisemad uudised – tegevjuht, turundusjuht
- Ettevõtte reklaammaterjalid, slaidid, ilmunud meediakajastused, spetsialistide ettekanded – turundusosakond
- Ettevõtte Wiki, korduvate küsimuste vastused, juhendid – administratsioon ja turundusosakond
- Foorumid, Chatid, vestlused – sisekommunikatsiooni eest vastutaja
Veel kasulikke tööriistu
Lisaks intraneti uudistele, sündmustele ja ressurssidele saab siseveebis teha veel palju muidki asju. Näiteks grupivestluseks saab SharePointis kasutada Yammerit, küsitluste ja veebiankeetide jaoks Formsi veebivorme. Videostriimiks SharePointis on aga peagi valmis uuenenud Stream (built on SharePoint), mis tuleb lõpliku versioonina välja sel aastal. Prooviversioon intraneti videoülekanneteks aga on juba saadaval.
VÕTA MEIEGA ÜHENDUST
Rando Siimon
Äriarenduse juht
[email protected]
+372 509 1941