SharePointi portaali üks hinnatumaid omadusi on võimalus luua projektidele, tiimidele ja osakondadele oma saidid. Selleks pole vaja palju vaeva näha, kui kasutajatele on nende õigused ja grupikuuluvused enne korralikult ära määratud. Tiimile oma lehekülje loomine algabki sellest.  

SharePointi meeskonnasait ühendab tiimiliikmeid ning neile jagatud sisu ja ressursse. Meeskonnale mõeldud failide salvestamiseks ja nendega koos töötamiseks või muude infoallikate loomiseks saab luua omaette väikese alamportaali, mis näeb professionaalne välja ning aitab paljud koostöötegevused automatiseerida. Tiimi koostöövõime suureneb samuti, kui kõigil on ühesugune ligipääs oma vajalikele tööasjadele ning võimalus Teamsi kaudu teistega kiirelt ühendust võtta. 

Näiteks saab tiimisaidile koondada järgmised asjad: 

  • Projekti olek, käsil olevad tööd ja ajagraafik, kuhu on hetkel jõutud. 
  • Jagatav sisu ehk ühised dokumendid, millega tegelevad rohkemad meeskonnaliikmed. 
  • Omavahelise suhtluse vahendid: Teams, grupivestlused, foorumid, Wiki jm 

Lühidalt koosneb tiimisaidi tegemine järgmistest etappidest. 

1. samm: tiimisaidi loomine SharePointis 

2. samm: sisu koondamine ja ülevaatamine 

3. samm: tiimi sidumine Microsoft 365 gruppidega 

4. samm: tiimisaidi välimuse ja ülesehituse seadistamine 

5. samm: saidi jagamine tiimiliikmetega 

6. samm: tiimisaidi kasutamine ja hooldus 

Ühiste dokumentide jaoks on vajalik need dokumentide kataloogi üles laadida ja anda tiimi kuuluvatele kasutajatele grupiõigused neid kasutada. Võimalik on seadistada õigused nii dokumentide vaatamiseks, muutmiseks kui ka kustutamiseks ja lisamiseks. Dokumente saab võtta ka juba olemasolevatest kataloogidest (näiteks teiste tiimide ressursist) ja nende õigusi oma tiimiliikmetele edasi jagada. 

Tiimisaidile saab lisada veel mitmeid automaatselt uuenevaid nimekirju ja infoplokke. Listide ehk nimekirjade loomise täpsema juhendi leiab siit. Võimalik on näiteks teha tühi nimekiri, mida asud juba otse SharePointis käsitsi täitma, võtta see Exceli failist või mõnest olemasolevast listist. SharePoint pakub välja mitmeid valmisnimekirju: sündmuste kalender, töögraafikud, varustuse ja seadmete nimekiri, värbamisnimekiri, tööülesannete kalendrid jne. Kõigi nende valmisnimekirjade jaoks on olemas ka vastav kujundus ning sisestusvormid. 

Ecxelist võetud nimekirja eeliseks on aga näiteks see, et võid nimekirja täiendada tavalises Exceli tabelis ning sellest võetakse vajalikud andmed automaatselt tiimisaidis nimekirjana esitamiseks. 

Sharepointi tiimisaidile saab lihtsalt anda professionaalse välimuse, kasutades tiimisaitide valmis tehtud põhjasid ehk Template´isid. Nende paigaldamise juhendi leiab siit. Valmis põhja kasutades tuleb vaid seal olev vaikimisi sisu asendada enda omaga ning lisada plokid, mis on tiimi jaoks vajalikud. Kui valmiskujunduste seast endale sobivat ei leia, siis saab abi küsida ka arendajalt. 

VÕTA MEIEGA ÜHENDUST

 

Vajad oma ettevõtte jaoks Microsoft 365 ja SharePoint ärilahendusi? Võta meiega ühendust ning leiame just sinu ärile sobiva lahenduse!

Rando Siimon
Äriarenduse juht
[email protected]
+372 509 1941