Sharepoint on saadaval Microsoft 365-ga ning pakub erinevaid lahendusi nii ettevõttest välja kui firma sees sisu jagamiseks või koostöö tegemiseks. Kohati on see nagu WordPress, kohati nagu Intranet, kuid sisuhaldus ja siseveeb on vaid mõned Sharepointi paljudest kasutusvõimalustest.  

Tegemist on multitööriistaga, millega saab ehitada ettevõtte jaoks korraliku info haldamise vahendi just firma enda vajaduste järgi, lisaks võib veebivormide, infovoogude ja automaatsete tegevustega paljusid äriprotsesse automatiseerida (siin võib vaja minna ka hea arendaja abi). Selle kõige kasutamiseks pole aga vaja muud kui veebibrauserit – näiteks Microsoft Edge´i, Internet Explorerit, Chrome´i või Firefoxi. 

Siin on seitse võimalust, milleks Sharepointi kasutada on väga hea mõte. 

1. Intranet 

Tavaliselt pakub ettevõtte Intranet võimalust teada saada, kellel on sünnipäev, mis projektid hetkel tiimidel lõpetamisel, siseuudised võiksid seal ka olla ja muidugi tahaks Intranetist kätte saada kõiki vajalikke blankette või sisedokumente. Kuna Sharepoint tegeleb failide haldamise, tiimide töö organiseerimise, kontaktide ja Wiki andmetega, siis kõik see on Intranetti ehitades Sharepointis käepärast. Tuleb vaid õiged tükid kokku tõsta ja seadistada Intranet kasutajate jaoks mugavaks keskseks veebikeskkonnaks, kust töö jaoks kõik vajalikud asjad alati kätte saab nii kontoris kui kodutööl olles. 

2. Hoia oma dokumente pilves ning jaga teistega 

Sharepointil on olemas korralik dokumendihalduse tugi – saad faile grupeerida, õigusi määrata, koos redigeerida ja enda tarbeks üles laadida. Failide laadimine Sharepointi on lihtne: selleks tuleb need oma arvutist lihtsalt brauseriaknasse tirida. Jagamine on sama mugav – Sharepoint tekitab lingi, mille võib tiimikaaslasele või vajadusel ka majast väljas olevale kliendile edasi saata. Office´i dokumentidele saab määrata redigeerimis- või ainult vaatamisõigused. Seda võib teha nii inimeste grupi kaupa või eraldi igaühele ükshaaval õigusi jagades. 

3. Tee tiimile oma kodulehekülg 

Osakondadele, meeskondadele või harukontoritele saab Sharepointis teha oma lehekülje, mida näevad vaid need, kellel on vastav kasutusõigus. Sinna saab koondada näiteks mõne projekti vajaminevad vahendid failidest linkide ja sisumooduliteni. Microsoft 365-s ja Outlookis loodud grupp saab Sharepointis automaatselt oma lehekülje, mida saad oma äranägemise järgi seadistama hakata.  

Siin on juhend, kuidas tiimi lehekülge tegema hakata. 

4. Redigeeri dokumente ja vaata eelmisi versioone 

Sharepointil on hea omadus Wordi, Exceli või Powerpointi dokumente ühiselt redigeerida. Saad seda teha otse veebibrauseris või oma arvutisse installitud mõnes Office´i programmis, muudatused aga salvestatakse automaatselt pilve. Kui kellegi teisega koos dokumenti muudad, siis on see kohe kõigile ekraanilt näha.  

Sharepoint salvestab erinevad muudetud versioonid. Kui tahad taastada dokumenti mingil kindlal ajahetkel olnud seisuga, siis saad vaadata selle erinevaid versioone minevikust ning sobiva seisu välja valida. 

5. Otsi kõike ühest kohast 

Kui Sharepointis on kogu ettevõtte dokumendid, kontaktid, meedia ja uudised, siis saad Sharepointi otsinguaknast otsida ühekorraga kõigi firma andmete seast. Seega pole vaja otsimiseks mitmes kohas käia, portaal annab tulemused ühes nimekirjas. Tulemusi saab muidugi ka filtreerida kontaktide, failide, failitüüpide, saitide ja uudiste järgi. Lisaks on võimalik Sharepointis siduda dokumentidega märksõnu, et neid oleks hiljem veel lihtsam otsida. 

Otsingulahter on alati päises kesksel kohal lihtsasti kättesaadav. 

6. Jaga infot kõigi teistega 

Sharepointi menüüst leiab ka terve rea äppe, mida saad käivitada ja mis kasutavad Microsofti pilveteenuses ettevõtte ressursse. Võid Yammeris edastada grupile või kõigile töötajatele tähtsaid teateid, panna Intranetti üles ettevõtte olulisi siseuudiseid (läbi Newsfeedi) või kutsuda kõik kaastöötajad kokku sünnipäevatorti sööma. 

7. Sharepoint on ka Blogi ja Wiki 

Kui tahad ettevõttesisest või -välist blogi pidada ning oma mõtteid blogi vormis jagada, siis ei pea selleks eraldi siuhaldusplatvormi kasutusele võtma. Sharepoint lubab teha nii blogilehekülgi kui Wikipedia-laadseid struktuurseid infopankasid, kust töötajad leiavad vajalikku infot või vastuseid oma korduvatele küsimustele. 

VÕTA MEIEGA ÜHENDUST

 

Vajad oma ettevõtte jaoks Microsoft 365 ja SharePoint ärilahendusi? Võta meiega ühendust ning leiame just sinu ärile sobiva lahenduse!

Rando Siimon
Äriarenduse juht
[email protected]
+372 509 1941